Best Practice Penggunaan TENTA
Ringkasan
Section titled “Ringkasan”Best Practice Penggunaan TENTA adalah panduan dasar agar penggunaan TENTA lebih rapi, konsisten, dan efektif.
Panduan ini membantu admin, agent, dan tim yang menggunakan AI Agent atau broadcast agar bekerja dengan alur yang lebih jelas.
Dengan penggunaan yang tepat, TENTA dapat membantu bisnis merespon pelanggan lebih cepat, mengelola data customer lebih rapi, dan menjalankan campaign dengan lebih terarah.
Kapan Digunakan
Section titled “Kapan Digunakan”Gunakan panduan ini saat tim mulai memakai TENTA atau ingin memperbaiki cara kerja yang sudah berjalan.
Best practice ini berguna untuk:
- Menjaga inbox tetap rapi.
- Membantu agent membalas chat dengan konsisten.
- Mengatur AI Agent agar menjawab lebih tepat.
- Mengirim broadcast dengan lebih relevan.
- Memastikan admin dapat memantau aktivitas tim dengan baik.
Best Practice untuk Admin
Section titled “Best Practice untuk Admin”Admin bertanggung jawab memastikan pengaturan TENTA berjalan dengan baik.
Hal yang perlu dilakukan admin:
- Pastikan channel komunikasi sudah terhubung.
- Cek status inbox secara berkala.
- Atur role dan hak akses user dengan benar.
- Pastikan chat yang masuk tidak dibiarkan unassigned terlalu lama.
- Pantau chat yang belum dijawab.
- Cek laporan campaign dan analytics secara berkala.
- Pastikan saldo kredit cukup sebelum aktivitas penting seperti broadcast.
Admin juga perlu memastikan setiap agent memahami cara menggunakan inbox, label, status chat, dan template message.
Best Practice untuk Agent
Section titled “Best Practice untuk Agent”Agent bertanggung jawab menangani percakapan pelanggan dengan cepat dan tepat.
Hal yang perlu dilakukan agent:
- Baca riwayat chat sebelum membalas pelanggan.
- Gunakan bahasa yang sopan, jelas, dan sesuai karakter bisnis.
- Gunakan template message jika tersedia, tetapi tetap sesuaikan dengan konteks.
- Tandai status chat sesuai kondisi percakapan.
- Gunakan label jika chat perlu ditandai.
- Jangan menutup chat jika masih ada follow up.
- Tandai chat selesai jika kebutuhan pelanggan sudah selesai ditangani.
Agent sebaiknya tidak hanya membalas cepat, tetapi juga memastikan jawaban yang diberikan benar dan mudah dipahami pelanggan.
Best Practice untuk AI Agent
Section titled “Best Practice untuk AI Agent”AI Agent perlu diatur dengan informasi yang jelas agar dapat menjawab pelanggan dengan baik.
Hal yang perlu diperhatikan:
- Isi knowledge base dengan informasi produk, layanan, FAQ, jam operasional, dan kebijakan bisnis.
- Gunakan gaya bahasa AI yang sesuai dengan karakter brand.
- Tentukan batasan jawaban AI.
- Atur kondisi kapan AI harus handover ke human agent.
- Uji jawaban AI sebelum digunakan secara aktif.
- Evaluasi jawaban AI secara berkala.
AI Agent sebaiknya digunakan untuk membantu menjawab pertanyaan dasar, bukan menggantikan seluruh peran human agent.
Best Practice untuk Broadcast
Section titled “Best Practice untuk Broadcast”Broadcast harus dikirim dengan target yang jelas agar tidak terasa seperti spam.
Hal yang perlu diperhatikan:
- Pilih penerima yang relevan.
- Gunakan segmentasi atau label customer.
- Buat pesan singkat dan mudah dipahami.
- Gunakan CTA yang jelas.
- Kirim broadcast pada waktu yang wajar.
- Cek saldo kredit sebelum mengirim broadcast.
- Evaluasi hasil campaign setelah broadcast selesai.
Broadcast yang baik adalah broadcast yang sesuai dengan kebutuhan customer, bukan sekadar mengirim pesan ke semua kontak.
Contoh Penggunaan
Section titled “Contoh Penggunaan”Bisnis ingin menjalankan campaign promo layanan.
Admin mengecek saldo kredit, lalu memilih customer dengan label yang relevan.
Tim membuat pesan broadcast yang singkat, menambahkan CTA yang jelas, dan menjadwalkan pengiriman pada waktu yang sesuai.
Setelah campaign selesai, admin melihat hasil campaign dan mengevaluasi jumlah terkirim, jumlah gagal, dan respon customer.
Catatan Penting
Section titled “Catatan Penting”- Gunakan TENTA secara konsisten oleh semua anggota tim.
- Pastikan setiap chat memiliki status yang sesuai.
- Gunakan label dan catatan customer untuk membantu follow up.
- Evaluasi AI Agent dan broadcast secara berkala.
- Jangan mengabaikan chat yang belum dijawab atau belum di-assign.
- Gunakan data analytics sebagai bahan perbaikan kerja tim.
Kendala yang Sering Terjadi
Section titled “Kendala yang Sering Terjadi”Inbox Tidak Rapi
Section titled “Inbox Tidak Rapi”Gunakan status chat, assign chat, dan label secara konsisten.
Agent Membalas dengan Cara Berbeda-beda
Section titled “Agent Membalas dengan Cara Berbeda-beda”Gunakan template message dan standar gaya bahasa yang disepakati.
AI Agent Menjawab Kurang Tepat
Section titled “AI Agent Menjawab Kurang Tepat”Perbaiki knowledge base dan lakukan evaluasi jawaban AI.
Broadcast Kurang Efektif
Section titled “Broadcast Kurang Efektif”Periksa target penerima, isi pesan, CTA, waktu pengiriman, dan hasil campaign.
Langkah Selanjutnya
Section titled “Langkah Selanjutnya”Setelah memahami Best Practice Penggunaan TENTA, lanjutkan ke halaman berikutnya: