AI Auto Resolve
Ringkasan
Section titled “Ringkasan”AI Auto Resolve digunakan untuk menandai chat sebagai selesai secara otomatis ketika percakapan dianggap sudah tidak membutuhkan tindak lanjut.
Fitur ini membantu inbox tetap rapi dan mengurangi pekerjaan manual agent dalam menutup chat yang sudah selesai.
AI Auto Resolve sebaiknya digunakan dengan aturan yang jelas agar chat tidak tertutup terlalu cepat.
Pengertian AI Auto Resolve
Section titled “Pengertian AI Auto Resolve”AI Auto Resolve adalah fitur yang membantu sistem menutup percakapan secara otomatis berdasarkan kondisi tertentu.
Contoh kondisi sederhana:
- Pertanyaan pelanggan sudah dijawab.
- Pelanggan tidak memberikan pertanyaan lanjutan.
- AI Agent sudah memberikan informasi yang sesuai.
- Percakapan tidak lagi membutuhkan respon agent.
- Tidak ada komplain atau permintaan khusus dari pelanggan.
Fitur ini berguna untuk chat sederhana yang dapat diselesaikan tanpa bantuan human agent.
Kapan Chat Dapat Dianggap Selesai Otomatis
Section titled “Kapan Chat Dapat Dianggap Selesai Otomatis”Chat dapat dianggap selesai otomatis jika percakapan sudah memenuhi kondisi yang aman untuk ditutup.
Contoh chat yang bisa diselesaikan otomatis:
- Pelanggan hanya bertanya jam operasional.
- Pelanggan bertanya alamat bisnis.
- Pelanggan meminta informasi layanan dasar.
- Pelanggan sudah mendapatkan jawaban dari AI Agent.
- Pelanggan tidak mengirim pertanyaan lanjutan setelah beberapa waktu.
AI Auto Resolve cocok digunakan untuk percakapan yang bersifat sederhana, informatif, dan tidak membutuhkan keputusan manusia.
Chat yang Tidak Boleh Auto Resolve
Section titled “Chat yang Tidak Boleh Auto Resolve”Tidak semua chat boleh ditutup otomatis.
Chat sebaiknya tidak di-auto resolve jika:
- Pelanggan menyampaikan komplain.
- Pelanggan meminta bicara dengan admin.
- Pelanggan meminta refund, diskon, atau keputusan khusus.
- Pelanggan terlihat marah atau kecewa.
- Percakapan membutuhkan pengecekan manual.
- AI Agent tidak yakin dengan jawaban yang diberikan.
- Masih ada pertanyaan yang belum terjawab.
Untuk kondisi seperti ini, chat sebaiknya diteruskan ke human agent.
Cara Menggunakan AI Auto Resolve
Section titled “Cara Menggunakan AI Auto Resolve”1. Masuk ke Dashboard TENTA
Section titled “1. Masuk ke Dashboard TENTA”Buka dashboard TENTA melalui:
Masukkan email dan password akun TENTA Anda.
2. Buka Menu AI Auto Resolve
Section titled “2. Buka Menu AI Auto Resolve”Masuk ke menu AI Auto Resolve atau pengaturan yang berkaitan dengan penyelesaian otomatis chat.
3. Tentukan Kondisi Auto Resolve
Section titled “3. Tentukan Kondisi Auto Resolve”Atur kondisi kapan chat boleh ditandai selesai otomatis.
Contoh kondisi:
- Chat sudah dijawab oleh AI Agent.
- Tidak ada balasan pelanggan dalam waktu tertentu.
- Percakapan tidak mengandung komplain.
- Percakapan tidak meminta bantuan human agent.
4. Atur Batas Waktu
Section titled “4. Atur Batas Waktu”Tentukan waktu tunggu sebelum chat ditutup otomatis.
Contoh:
- 10 menit setelah jawaban terakhir.
- 30 menit setelah pelanggan tidak membalas.
- 1 jam setelah informasi dasar diberikan.
Gunakan batas waktu yang sesuai dengan cara bisnis melayani pelanggan.
5. Simpan Pengaturan
Section titled “5. Simpan Pengaturan”Setelah aturan selesai dibuat, klik tombol Simpan.
Pastikan pengaturan sudah aktif sebelum digunakan pada percakapan pelanggan.
Risiko dan Batasan Auto Resolve
Section titled “Risiko dan Batasan Auto Resolve”AI Auto Resolve perlu digunakan dengan hati-hati.
Risiko yang bisa terjadi:
- Chat ditutup terlalu cepat.
- Pelanggan merasa belum selesai dibantu.
- Komplain tidak tertangani oleh human agent.
- Pertanyaan lanjutan pelanggan terlewat.
- Data chat selesai menjadi kurang akurat.
Karena itu, Auto Resolve sebaiknya hanya digunakan untuk chat yang benar-benar sederhana dan tidak berisiko.
Contoh Penggunaan
Section titled “Contoh Penggunaan”Pelanggan bertanya:
Alamatnya di mana?
AI Agent menjawab alamat bisnis dengan jelas.
Setelah beberapa waktu pelanggan tidak mengirim pertanyaan lanjutan, sistem menandai chat sebagai Closed / Selesai secara otomatis.
Jika pelanggan kemudian menghubungi kembali, agent tetap dapat melihat riwayat percakapan sebelumnya.
Catatan Penting
Section titled “Catatan Penting”- Gunakan AI Auto Resolve hanya untuk chat sederhana.
- Jangan aktifkan Auto Resolve untuk komplain atau permintaan khusus.
- Atur batas waktu yang tidak terlalu cepat.
- Pastikan aturan handover tetap berjalan jika pelanggan membutuhkan human agent.
- Evaluasi hasil Auto Resolve secara berkala.
Kendala yang Sering Terjadi
Section titled “Kendala yang Sering Terjadi”Chat Tertutup Terlalu Cepat
Section titled “Chat Tertutup Terlalu Cepat”Perpanjang batas waktu sebelum chat ditutup otomatis.
Komplain Ikut Tertutup Otomatis
Section titled “Komplain Ikut Tertutup Otomatis”Tambahkan aturan pengecualian untuk chat yang mengandung komplain atau permintaan admin.
Pelanggan Masih Bertanya Setelah Chat Ditutup
Section titled “Pelanggan Masih Bertanya Setelah Chat Ditutup”Buka kembali riwayat percakapan dan lanjutkan penanganan jika diperlukan.
AI Auto Resolve Tidak Berjalan
Section titled “AI Auto Resolve Tidak Berjalan”Cek apakah fitur sudah aktif dan aturan penyelesaian otomatis sudah tersimpan.
Langkah Selanjutnya
Section titled “Langkah Selanjutnya”Setelah memahami AI Auto Resolve, lanjutkan ke halaman berikutnya: