Quick Reply / Template Message
Ringkasan
Section titled “Ringkasan”Quick Reply / Template Message digunakan untuk menyimpan balasan yang sering dipakai saat membalas chat pelanggan.
Dengan template message, agent tidak perlu mengetik ulang jawaban yang sama berkali-kali.
Fitur ini membantu percakapan menjadi lebih cepat, rapi, dan konsisten.
Fungsi Template Message
Section titled “Fungsi Template Message”Template message membantu agent menjawab pelanggan dengan lebih efisien.
Fungsi utamanya:
- Mempercepat proses membalas chat.
- Menjaga jawaban agent tetap konsisten.
- Mengurangi kesalahan penulisan.
- Membantu agent baru mengikuti standar balasan.
- Memudahkan tim menjawab pertanyaan yang sering muncul.
Template message cocok digunakan untuk sapaan, informasi layanan, follow up, penutup chat, dan respon awal komplain.
Cara Membuat Template
Section titled “Cara Membuat Template”1. Masuk ke Dashboard TENTA
Section titled “1. Masuk ke Dashboard TENTA”Buka dashboard TENTA melalui:
Masukkan email dan password akun TENTA Anda.
2. Buka Menu Quick Reply / Template Message
Section titled “2. Buka Menu Quick Reply / Template Message”Setelah masuk ke dashboard, buka menu Quick Reply, Template Message, atau menu sejenis.
Menu ini digunakan untuk membuat dan mengelola template balasan.
3. Klik Tambah Template
Section titled “3. Klik Tambah Template”Klik tombol Tambah Template, Create Template, atau tombol sejenis yang tersedia.
Setelah itu, isi nama dan isi template.
4. Isi Nama Template
Section titled “4. Isi Nama Template”Gunakan nama template yang mudah dipahami oleh agent.
Contoh nama template:
- Sapaan Awal
- Follow Up Customer
- Informasi Jam Operasional
- Penutup Chat
- Respon Komplain Awal
Nama template yang jelas akan memudahkan agent memilih balasan yang sesuai.
5. Tulis Isi Template
Section titled “5. Tulis Isi Template”Tulis isi pesan yang ingin disimpan sebagai template.
Gunakan bahasa yang singkat, sopan, dan mudah dipahami pelanggan.
Contoh:
Halo Kak, selamat datang di [Nama Bisnis]. Ada yang bisa kami bantu?
6. Simpan Template
Section titled “6. Simpan Template”Setelah nama dan isi template sudah sesuai, klik tombol Simpan.
Template yang sudah disimpan dapat digunakan oleh agent saat membalas chat pelanggan.
Menggunakan Template Saat Chat
Section titled “Menggunakan Template Saat Chat”1. Buka Percakapan Pelanggan
Section titled “1. Buka Percakapan Pelanggan”Masuk ke menu Inbox, lalu pilih chat pelanggan yang ingin dibalas.
2. Pilih Template yang Sesuai
Section titled “2. Pilih Template yang Sesuai”Cari template yang sesuai dengan kebutuhan percakapan.
Contoh:
- Gunakan template sapaan untuk chat baru.
- Gunakan template follow up untuk pelanggan yang belum merespon.
- Gunakan template penutup jika percakapan sudah selesai.
- Gunakan template komplain untuk respon awal keluhan pelanggan.
3. Sesuaikan Isi Pesan
Section titled “3. Sesuaikan Isi Pesan”Sebelum dikirim, sesuaikan isi template jika diperlukan.
Pastikan nama pelanggan, produk, layanan, tanggal, harga, atau informasi lain sudah sesuai dengan konteks chat.
4. Kirim Pesan
Section titled “4. Kirim Pesan”Setelah isi template sudah tepat, kirim pesan kepada pelanggan.
Pastikan pesan terkirim dan muncul di riwayat percakapan.
Contoh Template
Section titled “Contoh Template”Template Sapaan
Section titled “Template Sapaan”Halo Kak, selamat datang di [Nama Bisnis]. Ada yang bisa kami bantu?
Template Follow Up
Section titled “Template Follow Up”Halo Kak, kami ingin follow up kembali terkait informasi sebelumnya. Apakah masih ada yang ingin ditanyakan?
Template Penutup Chat
Section titled “Template Penutup Chat”Terima kasih sudah menghubungi kami. Jika ada pertanyaan lain, silakan hubungi kami kembali.
Template Respon Komplain
Section titled “Template Respon Komplain”Mohon maaf atas kendala yang terjadi. Kami akan bantu cek terlebih dahulu agar dapat memberikan solusi yang sesuai.
Standar Penggunaan Template
Section titled “Standar Penggunaan Template”Agar template message tetap rapi, gunakan standar berikut:
- Gunakan bahasa yang sopan dan sesuai karakter bisnis.
- Buat template singkat dan langsung ke inti.
- Sesuaikan template sebelum dikirim jika ada informasi khusus.
- Jangan mengirim template yang tidak sesuai konteks percakapan.
- Perbarui template jika ada perubahan layanan, promo, atau kebijakan.
- Hindari membuat terlalu banyak template dengan isi yang mirip.
Contoh Penggunaan
Section titled “Contoh Penggunaan”Pelanggan baru mengirim pesan melalui WhatsApp.
Agent membuka inbox, memilih template Sapaan Awal, lalu menyesuaikan isi pesan jika diperlukan.
Setelah pelanggan bertanya tentang layanan, agent dapat menggunakan template lain yang sesuai atau menulis balasan manual.
Catatan Penting
Section titled “Catatan Penting”- Template membantu mempercepat balasan, tetapi tetap perlu disesuaikan dengan konteks.
- Jangan gunakan template secara kaku.
- Pastikan isi template tidak mengandung informasi lama atau salah.
- Gunakan nama template yang mudah dipahami agent.
- Evaluasi template secara berkala agar tetap relevan.
Kendala yang Sering Terjadi
Section titled “Kendala yang Sering Terjadi”Agent Salah Memilih Template
Section titled “Agent Salah Memilih Template”Gunakan nama template yang lebih jelas dan buat standar penggunaan template.
Isi Template Sudah Tidak Sesuai
Section titled “Isi Template Sudah Tidak Sesuai”Perbarui template jika ada perubahan harga, promo, layanan, atau kebijakan.
Template Terlalu Panjang
Section titled “Template Terlalu Panjang”Ringkas isi template agar pelanggan mudah memahami pesan.
Template Terasa Kaku
Section titled “Template Terasa Kaku”Gunakan bahasa yang lebih natural dan sesuaikan sebelum dikirim.
Langkah Selanjutnya
Section titled “Langkah Selanjutnya”Setelah memahami Quick Reply / Template Message, lanjutkan ke halaman berikutnya: