Buat Template Pesan Dasar
Ringkasan
Section titled “Ringkasan”Template pesan membantu agent membalas chat pelanggan lebih cepat, rapi, dan konsisten.
Dengan template, tim tidak perlu mengetik ulang jawaban yang sering digunakan. Cukup pilih template yang sesuai, lalu sesuaikan jika ada informasi khusus dari pelanggan.
Template awal yang sebaiknya disiapkan meliputi sapaan, follow up, penutup chat, dan respon komplain dasar.
Cara Buat Template Pesan Dasar
Section titled “Cara Buat Template Pesan Dasar”1. Masuk ke Dashboard TENTA
Section titled “1. Masuk ke Dashboard TENTA”Buka dashboard TENTA melalui:
Masukkan email dan password akun TENTA Anda.
2. Buka Menu Template Pesan
Section titled “2. Buka Menu Template Pesan”Setelah masuk ke dashboard, buka menu yang digunakan untuk membuat template pesan atau quick reply.
Menu ini digunakan untuk menyimpan kalimat balasan yang sering dipakai oleh tim.
3. Buat Template Sapaan
Section titled “3. Buat Template Sapaan”Template sapaan digunakan saat memulai percakapan dengan pelanggan.
Contoh:
Halo, selamat datang di [Nama Bisnis]. Ada yang bisa kami bantu?
Template ini bisa digunakan untuk menyambut pelanggan yang baru menghubungi bisnis.
4. Buat Template Follow Up
Section titled “4. Buat Template Follow Up”Template follow up digunakan untuk menindaklanjuti pelanggan yang belum membalas atau belum mengambil keputusan.
Contoh:
Halo Kak, kami ingin follow up kembali terkait informasi sebelumnya. Apakah masih ada yang ingin ditanyakan?
Gunakan template follow up dengan tetap sopan dan tidak terlalu memaksa.
5. Buat Template Penutup Chat
Section titled “5. Buat Template Penutup Chat”Template penutup digunakan saat percakapan sudah selesai.
Contoh:
Terima kasih sudah menghubungi [Nama Bisnis]. Jika ada pertanyaan lain, silakan hubungi kami kembali.
Template ini membantu percakapan ditutup dengan rapi dan profesional.
6. Buat Template Komplain Dasar
Section titled “6. Buat Template Komplain Dasar”Template komplain dasar digunakan saat pelanggan menyampaikan keluhan.
Contoh:
Mohon maaf atas kendala yang terjadi. Kami akan bantu cek terlebih dahulu agar dapat memberikan solusi yang sesuai.
Gunakan template ini sebagai respon awal sebelum tim mengecek masalah lebih lanjut.
7. Simpan Template
Section titled “7. Simpan Template”Setelah template selesai dibuat, simpan agar dapat digunakan oleh agent saat membalas chat pelanggan.
Pastikan nama template mudah dipahami, misalnya:
- Sapaan Awal
- Follow Up Pelanggan
- Penutup Chat
- Respon Komplain Awal
Contoh Penggunaan
Section titled “Contoh Penggunaan”Agent menerima chat baru dari pelanggan.
Agent memilih template Sapaan Awal, lalu menyesuaikan nama bisnis atau kebutuhan percakapan. Setelah pelanggan bertanya, agent dapat melanjutkan percakapan sesuai kebutuhan.
Jika pelanggan belum membalas, agent dapat menggunakan template Follow Up Pelanggan.
Catatan Penting
Section titled “Catatan Penting”- Gunakan bahasa yang sesuai dengan karakter bisnis.
- Buat template singkat dan mudah dipahami.
- Hindari template yang terlalu panjang.
- Sesuaikan isi template sebelum dikirim jika diperlukan.
- Pastikan template komplain tetap sopan dan menunjukkan empati.
Kendala yang Sering Terjadi
Section titled “Kendala yang Sering Terjadi”Template Terlalu Kaku
Section titled “Template Terlalu Kaku”Gunakan kalimat yang natural dan mudah dibaca pelanggan.
Template Terlalu Panjang
Section titled “Template Terlalu Panjang”Ringkas isi template agar agent mudah memilih dan pelanggan mudah memahami.
Agent Salah Menggunakan Template
Section titled “Agent Salah Menggunakan Template”Beri nama template dengan jelas agar tidak membingungkan.
Isi Template Tidak Sesuai Brand
Section titled “Isi Template Tidak Sesuai Brand”Sesuaikan gaya bahasa template dengan cara komunikasi bisnis kepada pelanggan.
Langkah Selanjutnya
Section titled “Langkah Selanjutnya”Setelah template pesan dasar dibuat, lanjutkan ke halaman berikutnya: