Assign Chat ke Agent
Ringkasan
Section titled “Ringkasan”Assign chat digunakan untuk menugaskan percakapan pelanggan kepada agent tertentu.
Dengan assign chat, tim dapat mengetahui siapa yang bertanggung jawab menangani setiap percakapan. Hal ini membantu chat pelanggan lebih rapi, tidak tumpang tindih, dan lebih mudah dipantau oleh admin atau leader.
Assign chat juga membantu agent fokus pada percakapan yang memang menjadi tanggung jawabnya.
Cara Assign Chat ke Agent
Section titled “Cara Assign Chat ke Agent”1. Masuk ke Dashboard TENTA
Section titled “1. Masuk ke Dashboard TENTA”Buka dashboard TENTA melalui:
Masukkan email dan password akun TENTA Anda.
2. Buka Menu Inbox
Section titled “2. Buka Menu Inbox”Setelah masuk ke dashboard, buka menu Inbox.
Di menu ini, admin atau agent dapat melihat daftar percakapan pelanggan yang masuk.
3. Pilih Chat Pelanggan
Section titled “3. Pilih Chat Pelanggan”Pilih chat pelanggan yang ingin ditugaskan kepada agent.
Pastikan percakapan yang dipilih sudah benar agar tidak salah assign ke agent lain.
4. Klik Menu Assign
Section titled “4. Klik Menu Assign”Cari tombol atau menu Assign, Tugaskan, atau menu sejenis yang tersedia pada percakapan.
Menu ini digunakan untuk memilih agent yang akan menangani chat tersebut.
5. Pilih Agent
Section titled “5. Pilih Agent”Pilih agent yang akan bertanggung jawab menangani chat pelanggan.
Pastikan agent yang dipilih sedang aktif dan memiliki akses ke inbox.
6. Simpan Assign
Section titled “6. Simpan Assign”Setelah agent dipilih, simpan perubahan.
Jika berhasil, chat akan terhubung dengan agent yang dipilih dan dapat dipantau berdasarkan nama agent tersebut.
Pemindahan Chat Antar Agent
Section titled “Pemindahan Chat Antar Agent”Chat dapat dipindahkan dari satu agent ke agent lain jika diperlukan.
Pemindahan chat biasanya dilakukan jika:
- Agent sebelumnya sedang tidak aktif.
- Agent sedang cuti atau tidak masuk kerja.
- Chat perlu ditangani oleh agent yang lebih sesuai.
- Percakapan membutuhkan follow up dari tim lain.
- Terjadi salah assign pada percakapan sebelumnya.
Sebelum memindahkan chat, pastikan agent baru memahami konteks percakapan. Agent baru sebaiknya membaca riwayat chat terlebih dahulu sebelum membalas pelanggan.
Monitoring Chat Berdasarkan Agent
Section titled “Monitoring Chat Berdasarkan Agent”Admin atau leader dapat memantau chat berdasarkan agent yang menangani.
Monitoring ini membantu melihat:
- Agent mana yang sedang menangani chat.
- Chat mana yang belum ditangani.
- Chat mana yang masih pending.
- Chat mana yang sudah selesai.
- Beban percakapan setiap agent.
Dengan monitoring berdasarkan agent, pembagian kerja dapat lebih seimbang dan percakapan pelanggan lebih mudah dikontrol.
Contoh Penggunaan
Section titled “Contoh Penggunaan”Pelanggan mengirim pesan melalui WhatsApp untuk menanyakan layanan.
Admin membuka inbox TENTA, memilih chat pelanggan, lalu assign chat tersebut ke agent bernama Rina.
Rina kemudian membuka percakapan, membaca riwayat chat, dan mulai membalas pelanggan sesuai kebutuhan.
Jika Rina sedang tidak aktif, admin dapat memindahkan chat tersebut ke agent lain yang sedang bertugas.
Catatan Penting
Section titled “Catatan Penting”- Assign chat kepada agent yang sedang aktif.
- Pastikan agent memiliki akses ke inbox.
- Jangan biarkan chat penting dalam status unassigned terlalu lama.
- Agent baru wajib membaca riwayat chat sebelum membalas.
- Gunakan monitoring agent agar pembagian chat lebih rapi.
Kendala yang Sering Terjadi
Section titled “Kendala yang Sering Terjadi”Agent Tidak Muncul di Daftar Assign
Section titled “Agent Tidak Muncul di Daftar Assign”Cek apakah user sudah aktif dan memiliki akses sebagai agent.
Chat Salah Di-assign
Section titled “Chat Salah Di-assign”Pindahkan chat ke agent yang benar melalui menu assign.
Agent Tidak Bisa Membuka Chat
Section titled “Agent Tidak Bisa Membuka Chat”Pastikan agent memiliki hak akses ke inbox dan percakapan tersebut.
Chat Belum Ditangani Setelah Di-assign
Section titled “Chat Belum Ditangani Setelah Di-assign”Cek status agent dan pastikan agent mengetahui bahwa chat sudah ditugaskan kepadanya.
Langkah Selanjutnya
Section titled “Langkah Selanjutnya”Setelah memahami assign chat ke agent, lanjutkan ke halaman berikutnya: